Parti dal risultato e da chi risponde del processo
Un workflow non inizia da un’app o da un modello AI. Inizia da un evento osservabile e da un risultato che qualcuno deve poter confermare. Scrivi in una frase cosa entra, cosa deve uscire e chi è responsabile quando il flusso si blocca.
Se proprietario, scadenza o criterio di successo non sono definiti, lasciali come decisioni aperte. Farli inventare al modello produce una specifica ordinata ma non necessariamente corretta.
- Trigger reale e origine dei dati.
- Risultato verificabile.
- Proprietario del processo.
- Tempo massimo accettabile.
- Condizione che richiede intervento umano.
Separa stati, regole deterministiche e passaggi AI
Descrivi il flusso come una sequenza di stati: ricevuto, da controllare, sospeso, approvato, eseguito o chiuso. Ogni passaggio deve avere una condizione di ingresso e una transizione successiva.
Validazioni di formato, deduplicazione, permessi e scadenze seguono regole esplicite. Usa l’AI per interpretare testo o classificare casi ambigui, non per sostituire una condizione che può essere scritta e provata direttamente.
Disegna eccezioni e approvazioni prima del percorso felice
Dati mancanti, input duplicati, permessi negati, servizi non disponibili e revisori che non rispondono fanno parte del processo. Per ogni caso indica stato, log, persona da avvisare e condizione di arresto.
Invii esterni, pubblicazioni, pagamenti, cancellazioni e modifiche ai permessi devono fermarsi davanti a una persona. Il silenzio o il semplice trascorrere del tempo non equivalgono a un’approvazione.
Agisci come analista di processo. Trasforma {descrizione} in: attori; trigger; dati; stati; decisioni con condizioni; attività; uscite; errori; escalation; approvazioni umane. Prima fai al massimo cinque domande. Non scegliere uno strumento e non inventare regole mancanti. Chiudi con una versione minima e tre casi di prova.Prova una versione minima e prepara il ritorno indietro
Costruisci prima il percorso più piccolo capace di produrre un risultato utile. Provalo con un caso normale, uno incompleto, uno ambiguo, un errore del servizio e un ritentativo dello stesso evento con lo stesso ID.
Registra versione, dipendenze, permessi e procedura di ripristino. Un diagramma aiuta a discutere il flusso, ma non dimostra che l’automazione funzioni: servono risultati osservabili e log privi di segreti.
- Nessuno stato è irraggiungibile.
- Ogni errore ha un’uscita o una revisione.
- Il ritentativo non duplica gli effetti.
- Le azioni importanti richiedono approvazione.
- Esiste una versione precedente ripristinabile.
- Token e dati personali non finiscono nei log.