Prepara un ingresso leggibile
Una trascrizione grezza contiene ripetizioni, frasi interrotte e attribuzioni incerte. Prima dell’analisi, verifica che gli interventi siano separati e che data, titolo e partecipanti siano corretti.
Non chiedere all’AI di colmare i vuoti. Indica esplicitamente che nomi, scadenze o responsabilità non confermati devono essere marcati come “da definire”.
Separa sintesi, decisioni e attività
Questi tre livelli rispondono a domande diverse. La sintesi racconta cosa è successo; le decisioni registrano ciò che il gruppo ha stabilito; le attività specificano chi farà cosa e quando.
- Sintesi — massimo cinque punti, comprensibili anche a chi non era presente.
- Decisioni — formulate come scelte concluse, con eventuali condizioni.
- Attività — azione, responsabile, scadenza e stato di conferma.
- Questioni aperte — dubbi o dipendenze che richiedono un nuovo confronto.
Chiudi il ciclo con una conferma
Invia il riepilogo poco dopo la riunione e chiedi correzioni su decisioni, responsabili e date. Il messaggio deve rendere semplice rispondere: evidenzia soltanto i punti che richiedono conferma.
Dopo l’approvazione, trasferisci le attività nello strumento di lavoro del team. Un verbale che resta in una chat o in una cartella non è ancora un piano d’azione.
- Ogni decisione è supportata dalla trascrizione.
- Ogni attività ha un responsabile oppure è marcata da definire.
- Le scadenze sono state confermate.
- Le attività approvate sono entrate nel sistema operativo del team.