01
Scrivi il risultato atteso in una frase
Una riunione non dovrebbe esistere soltanto per “aggiornarsi”. Definisci cosa deve essere deciso, chiarito o prodotto entro la fine. Se non emerge un risultato concreto, valuta un aggiornamento scritto.
Fornisci all’AI solo il contesto necessario e rimuovi nomi o informazioni confidenziali quando non servono per preparare la struttura.
02
Costruisci l’agenda a ritroso
Parti dalla decisione finale e assegna tempo alle informazioni e alle domande indispensabili. Riserva gli ultimi minuti a responsabilità, scadenze e prossimi passi.
Prompt da copiarePRONTO DA ADATTARE
Aiutami a preparare una riunione di {durata} minuti. Partecipanti e ruoli: {ruoli, senza dati non necessari}. Risultato atteso: {decisione o output}. Contesto: {informazioni essenziali}. Crea: 1) agenda con tempi; 2) materiali da preparare; 3) massimo sette domande in ordine di priorità; 4) rischi o obiezioni da anticipare; 5) modello finale per decisioni, responsabili e scadenze. Se l’obiettivo è troppo ampio per il tempo disponibile, proponi cosa rinviare.03
Controlla prima dell’incontro
Invia l’agenda in anticipo e chiarisci quali parti richiedono preparazione. Durante la riunione usa la scaletta come guida, non come barriera a una domanda importante.
- Il risultato atteso può essere verificato.
- Ogni punto dell’agenda ha un tempo.
- Le domande sono collegate a una decisione.
- I materiali necessari sono disponibili.
- Gli ultimi minuti sono riservati ai prossimi passi.